In Spotler Mail+ gebruik je de optie Extern ID om contacten te koppelen aan een uniek kenmerk uit een extern systeem. Dit bepaalt hoe contacten worden herkend bij import en voorkomt of veroorzaakt duplicaten, afhankelijk van hoe de koppeling is ingesteld.
Wat betekent koppelen met een extern ID?
Koppelen met een extern ID betekent dat een uniek veld uit een extern systeem wordt gebruikt om contacten te identificeren.
Een extern ID is bijvoorbeeld een klantnummer of lidnummer. Dit veld zorgt ervoor dat contacten worden herkend, zelfs wanneer meerdere contacten hetzelfde e-mailadres gebruiken.
Deze methode wordt vaak toegepast wanneer Spotler Mail+ is gekoppeld aan een CRM-, ESP- of webshop-systeem.
Je ziet tijdens het importeren het volgende scherm waarin je het extern ID kunt instellen:
Let op bij het gebruik van extern ID
Het gebruik van een extern ID heeft directe invloed op hoe contacten worden opgeslagen en bijgewerkt.
Wanneer het extern ID niet consistent wordt gebruikt, kunnen dubbele contacten ontstaan die niet automatisch worden samengevoegd.
Controleer altijd of het extern ID exact overeenkomt met het bronsysteem voordat je importeert.
Welke onderwerpen worden behandeld?
Op deze pagina worden de volgende onderwerpen behandeld:
- Welke actie moet ik ondernemen?
- Wanneer ontdubbel je op e-mailadres?
- Wanneer ontdubbel je op extern ID?
- Veelgestelde vragen
Welke actie moet ik ondernemen?
De juiste actie hangt af van het importbestand en de gekozen ontdubbelstrategie.
Ontdubbelen op e-mailadres
Sla de stap voor extern ID over wanneer je ontdubbelt op e-mailadres.
Laat de instelling op Niet gekoppeld staan en ga verder met de volgende stap. Zorg ervoor dat het e-mailadres correct wordt gekoppeld aan het juiste databaseveld.
Ontdubbelen op extern ID
Gebruik een extern ID wanneer je niet op e-mailadres wilt ontdubbelen.
Selecteer het veld dat het unieke kenmerk bevat, zoals een klantnummer. Dit veld wordt gebruikt om bestaande contacten te herkennen en bij te werken.
Wanneer ontdubbel je op e-mailadres?
Bij deze methode is het e-mailadres het unieke kenmerk van een contact.
Dit betekent dat een e-mailadres slechts één keer in de database kan voorkomen. Hierdoor wordt voorkomen dat meerdere e-mails naar hetzelfde adres worden gestuurd.
Voordeel: minder foutgevoelig en voorkomt dubbele verzendingen.
Nadeel: meerdere personen met hetzelfde e-mailadres worden als één contact gezien.
Wanneer ontdubbel je op extern ID?
Ontdubbelen op extern ID is geschikt wanneer contacten uniek moeten blijven, ook als zij hetzelfde e-mailadres delen.
Dit is bijvoorbeeld relevant bij gezinnen of organisaties waar meerdere personen één e-mailadres gebruiken.
Voordeel: sluit aan op externe systemen en maakt individuele communicatie mogelijk.
Nadeel: hetzelfde e-mailadres kan meerdere keren worden gemaild als hier geen rekening mee wordt gehouden.
Veelgestelde vragen
Een extern ID is alleen nodig wanneer je contacten wilt koppelen aan een extern systeem of wanneer e-mailadres niet voldoende is als uniek kenmerk.
Wanneer het extern ID niet overeenkomt met bestaande gegevens, kan de software geen match maken en wordt een nieuw contact aangemaakt. Dit kan leiden tot duplicaten.
Het is technisch mogelijk om ontdubbelregels aan te passen voor een specifieke situatie. Dit lijkt soms handig, maar kan blijvende gevolgen hebben voor je database.
Wanneer je ontdubbelregels tijdelijk versoepelt of uitschakelt, kunnen dubbele contacten ontstaan.
Deze worden niet automatisch achteraf samengevoegd. De dubbele records blijven dus bestaan.
Dit kan leiden tot meerdere mailings naar dezelfde persoon, onjuiste verwerking van afmeldingen en extra handmatig werk.
Pas ontdubbelregels alleen aan als dit noodzakelijk is en controleer altijd de impact vooraf.
Wat is het resultaat?
Door het correct koppelen van een extern ID worden contacten consistent herkend, blijft de database betrouwbaar en voorkom je ongewenste duplicaten of dataverlies.