Ga je op vakantie en neemt een collega tijdelijk jouw werkzaamheden in Mail+ over? Gebruik dan deze checklist. Zo kan iemand met weinig of geen Mail+ ervaring zelfstandig nieuwsbrieven aanpassen, testen en verzenden.
Voor vertrek
Toegang en inloggegevens
☐ Controleer of je vervanger een eigen Mail+ account heeft.
☐ Controleer of je vervanger voldoende rechten heeft om:
- Berichten te bekijken en bewerken
- Mailings aan te maken
- Mailings te verzenden
☐ Controleer of je vervanger kan inloggen.
Bespreek ook welke inlogmethode jullie gebruiken:
- Gebruikersnaam en wachtwoord
- Spotler ID
- Single Sign-On (SSO)
Zorg dat duidelijk is welke optie gekozen moet worden.
☐ Deel eventueel de URL van jullie Mail+ omgeving.
☐ Leg uit hoe wachtwoordherstel werkt.
Overzicht van de werkzaamheden
Welke mailings lopen tijdens mijn afwezigheid?
Maak een overzicht van alle mailings die tijdens je vakantie aandacht nodig hebben.
| Datum | Mailing | Actie |
|---|---|---|
| 15 juli | Nieuwsbrief juli | Verzenden |
| 22 juli | Productupdate | Tekst aanpassen en verzenden |
| 29 juli | Evenementmailing | Alleen verzenden |
☐ Geef aan welke mailings al klaarstaan.
☐ Geef aan welke mailings nog aangepast moeten worden.
☐ Geef aan welke mailings alleen gecontroleerd en verzonden hoeven te worden.
Berichten voorbereiden
Maak het je vervanger zo makkelijk mogelijk
☐ Maak waar mogelijk alvast conceptberichten aan.
☐ Geef berichten duidelijke namen.
Bijvoorbeeld:
✅ Nieuwsbrief juli 2026 - VERSTUREN
❌ Nieuwsbrief versie 4 definitief nieuw FINAL
☐ Plaats relevante berichten in een aparte map, bijvoorbeeld:
Vakantie-overdracht
☐ Archiveer of verwijder oude concepten die voor verwarring kunnen zorgen.
☐ Kun je berichten nog niet vooraf aanmaken? Zorg dan dat je vervanger weet hoe dit werkt.
Loop samen kort door de belangrijkste functies van de editor en laat je vervanger bij voorkeur zelf een bericht aanpassen of opmaken.
Doelgroepen documenteren
☐ Noteer welke doelgroep bij welke mailing hoort.
| Mailing | Doelgroep |
|---|---|
| Nieuwsbrief | Nieuwsbrief-abonnees |
| Klantupdate | Actieve klanten |
| Eventmailing | Eventdeelnemers |
☐ Vermeld eventuele uitsluitingen.
☐ Vermeld bijzondere selecties of segmentaties.
☐ Controleer of lijsten, permissies en afmeldpakketten goed zijn ingericht.
Zorg daarnaast dat je vervanger weet wanneer welke instellingen gebruikt moeten worden.
Lukt dat niet vooraf? Laat dan in ieder geval deze artikelen doornemen:
- Introductie Lijsten – Spotler Mail+ Help Center
- Dynamische lijsten – Spotler Mail+ Help Center
- Statische lijsten – Spotler Mail+ Help Center
- Wat is het verschil tussen een dynamische lijst en een statische lijst? – Spotler Mail+ Help Center
☐ Kun je niet alle contacten vóór vertrek importeren?
Zorg dan dat je vervanger weet hoe een import werkt. Laat hem of haar deze artikelen doornemen:
- Bestand voorbereiden – Spotler Mail+ Help Center
- Nieuwe import – Spotler Mail+ Help Center
Laat je vervanger dit bij voorkeur ook een keer oefenen terwijl jij beschikbaar bent voor vragen.
Afbeeldingen en bestanden
☐ Zorg dat alle benodigde afbeeldingen al in Mail+ staan.
☐ Maak eventueel een aparte map aan, bijvoorbeeld:
Vakantie 2026
☐ Deel een centrale locatie met:
- Afbeeldingen
- Logo’s
- PDF’s
- Campagnemateriaal
Verzendinstellingen vastleggen
Leg voor iedere mailing de belangrijkste instellingen vast.
☐ Afzendernaam gecontroleerd.
☐ Reply-adres gecontroleerd.
☐ Onderwerpregel vastgelegd.
☐ Snippet vastgelegd.
☐ Gewenste verzenddatum genoteerd.
☐ Gewenst verzendtijdstip genoteerd.
Werkinstructie voor de vervanger
Zorg dat je vervanger weet dat:
☐ Berichten worden gemaakt in Berichten.
☐ Verzenden gebeurt vanuit Mailings.
☐ Er altijd eerst een testmail wordt verstuurd.
☐ Links gecontroleerd moeten worden voordat een mailing wordt verzonden.
☐ Een bestaand bericht nooit direct wordt aangepast, maar eerst wordt gedupliceerd.
Escalatie en vragen
☐ Noteer wie de vervanger kan benaderen bij vragen.
Bijvoorbeeld:
- Marketingmanager
- Teamleider
- Key user Mail+
☐ Deel de link naar het Spotler Help Center.
☐ Deel eventueel relevante interne handleidingen.
☐ Deel de contactgegevens van Support:
- E-mail: support.mailplus@spotler.com
- Telefoon: 088 103 09 09
☐ Laat zien hoe je een live chat met Support start.
Laatste controle voor vertrek
Zelf uitvoeren
☐ Inloggen getest met het account van de vervanger.
☐ Komende mailings gecontroleerd.
☐ Concepten klaargezet.
☐ Doelgroepen gecontroleerd.
☐ Planning gedeeld.
☐ Contactpersonen gedeeld.
☐ Vervanger heeft een korte uitleg gekregen en indien mogelijk zelf geoefend.
Vakantieproof?
Kan je vervanger onderstaande vragen allemaal met “ja” beantwoorden? Dan ben je klaar voor vertrek.
✅ Ik weet hoe ik moet inloggen.
✅ Ik weet waar ik de komende mailings kan vinden.
✅ Ik weet welk bericht ik moet gebruiken.
✅ Ik weet welke doelgroep ik moet selecteren.
✅ Ik weet welk afmeldpakket ik moet selecteren.
✅ Ik weet hoe ik een testmail verstuur.
✅ Ik weet hoe ik een mailing verzend of inplan.
✅ Ik weet wie ik kan benaderen als ik ergens niet uitkom.
Dan kun jij met een gerust hart op vakantie. En blijven je nieuwsbrieven gewoon hun werk doen terwijl jij even iets anders doet.