Ga je op vakantie en neemt een collega tijdelijk jouw werkzaamheden in Spotler Mail+ over? Met deze checklist bereid je de overdracht stap voor stap voor. Zo weet je vervanger precies welke mailings aandacht nodig hebben, welke instellingen gebruikt moeten worden en waar hij of zij terecht kan met vragen.
Voor jouw collega die de werkzaamheden overneemt, hebben we ook een artikel geschreven.
➡️ Mail+ overnemen tijdens vakantie? Zo ben je snel op weg
Tip: neem de tijd voor deze checklist
Doorloop deze checklist ruim vóór je vertrek. Zo is er voldoende tijd om vragen te beantwoorden, ontbrekende informatie aan te vullen en je vervanger eventueel alvast te laten oefenen.
Op deze pagina worden de volgende onderwerpen behandeld:
- Voorbereiding
- Planning van mailings
- Berichten voorbereiden
- Doelgroepen en contacten
- Afbeeldingen en bestanden
- Verzendinstellingen
- Werkwijze voor je vervanger
- Vragen en ondersteuning
- Controle voor vertrek
Voorbereiding
Controleer voordat je vertrekt of je vervanger toegang heeft tot Spotler Mail+. Door dit vooraf samen te controleren voorkom je verrassingen op het moment dat een mailing verzonden moet worden.
Controleer in ieder geval het volgende:
- Je vervanger heeft een eigen Spotler Mail+ gebruikersaccount.
- De juiste gebruikersrollen zijn toegekend om berichten te bekijken, te bewerken en mailings te verzenden.
- Inloggen werkt zonder problemen.
Bespreek daarnaast welke inlogmethode wordt gebruikt (gebruikersnaam en wachtwoord, Spotler ID of Single Sign-On), waar de URL van de Mail+ omgeving te vinden is en hoe een wachtwoord opnieuw kan worden ingesteld.
Planning van mailings
Maak een overzicht van alle mailings die tijdens jouw afwezigheid aandacht nodig hebben. Vermeld per mailing welke actie uitgevoerd moet worden, zodat hierover geen onduidelijkheid ontstaat. Zorg ervoor dat duidelijk is:
- Welke mailings volledig gereed zijn en eventueel al ingepland staan voor verzinding.
- Welke mailings alleen gecontroleerd en verzonden hoeven te worden.
- Welke mailings nog inhoudelijk aangepast moeten worden.
Berichten voorbereiden
Een goede voorbereiding voorkomt fouten tijdens je afwezigheid. Zet daarom zoveel mogelijk berichten vooraf klaar en maak direct duidelijk welke versie gebruikt moet worden. Controleer daarbij het volgende:
- Conceptberichten zijn alvast aangemaakt.
- Berichten hebben een duidelijke en herkenbare naam.
- Alle relevante berichten staan bij elkaar in één map.
Tip: gebruik de mappenstructuur
Maak bijvoorbeeld een map met de naam Vakantie-overdracht. Zo hoeft je vervanger niet te zoeken naar de juiste berichten.
| Duidelijke naam | Minder duidelijke naam |
| Nieuwsbrief juli - VERSTUREN | Nieuwsbrief versie 4 definitief nieuw FINAL |
Ruim oude concepten op die niet meer gebruikt worden. Kun je berichten niet vooraf voorbereiden? Laat je vervanger dan alvast oefenen met het aanpassen van een bericht in de editor.
Doelgroepen en contacten
Leg voor iedere mailing vast welke doelgroep gebruikt moet worden. Zo voorkom je dat een mailing naar de verkeerde ontvangers wordt verzonden.
| Mailing | Doelgroep |
| Mailing 1 | Doelgroep 1 |
| Mailing 2 | Doelgroep 2 |
| Mailing 3 | Doelgroep 3 |
Controleer daarnaast:
- Eventuele uitsluitingen of segmentaties.
- Het juiste afmeldpakket.
- Of lijsten en permissies correct zijn ingericht.
Tip: ga na of imports nodig zijn
Moeten tijdens je afwezigheid nog contacten worden geïmporteerd? Zorg er dan voor dat je vervanger weet hoe een import werkt en verwijs eventueel naar de Help Center artikelen over lijsten en imports.
Afbeeldingen en bestanden
Voorkom dat je vervanger bestanden moet zoeken door alle benodigde materialen vooraf op één centrale locatie beschikbaar te maken, zoals in Mail+. Zorg er in ieder geval voor dat:
- Alle benodigde afbeeldingen en logo's al beschikbaar zijn in de module Afbeeldingen.
- PDF's en campagnemateriaal in de module Documenten.
- Bestanden logisch zijn georganiseerd, bijvoorbeeld in een map Vakantie-overdracht.
Verzendinstellingen
Leg voor iedere mailing de belangrijkste verzendinstellingen vast. Zo hoeft je vervanger deze gegevens niet op te zoeken.
| Verzendinstelling |
| Afzendernaam |
| Reply-adres |
| Onderwerpregel |
| Snippet |
| Verzenddatum |
| Verzendtijd |
Werkwijze voor je vervanger
Loop de belangrijkste werkwijze kort samen door. Zo weet je vervanger waar berichten worden gemaakt en hoe een mailing veilig wordt verzonden.
- Berichten worden gemaakt in Berichten.
- Mailings worden verzonden vanuit Mailings.
- Verstuur altijd eerst een testmail.
- Controleer alle links voordat een mailing wordt verzonden.
- Dupliceer een bestaand bericht voordat je wijzigingen aanbrengt.
Vragen en ondersteuning
Niet alle vragen zijn vooraf te voorkomen. Spreek daarom af bij wie je vervanger terecht kan wanneer er vragen ontstaan over de inhoud van een mailing of over het gebruik van Spotler Mail+.
Interne contactpersonen
Noteer één of meer collega's die tijdens jouw afwezigheid kunnen helpen, bijvoorbeeld een marketingmanager, teamleider of key user. Deel daarnaast eventuele interne werkinstructies of documentatie.
Spotler Support
Kom je er intern niet uit? Dan kan je vervanger contact opnemen met Spotler Support.
| E-mailadres | support.mailplus@spotler.com |
| Telefoon | 088 103 09 09 |
Controle voor vertrek
Loop vlak voor vertrek samen nog één keer de volledige overdracht door. Wanneer onderstaande punten duidelijk zijn, kan je vervanger de geplande werkzaamheden zelfstandig uitvoeren.
Is de overdracht compleet?
Gebruik onderstaande controlelijst met je vervanger als laatste controle voordat je met een gerust hart vertrekt.
| Onderdeel | Afgevinkt |
| Ik weet hoe ik moet inloggen. | ☐ |
| Ik weet waar de geplande mailings staan. | ☐ |
| Ik weet welk bericht ik moet gebruiken. | ☐ |
| Ik weet welk afmeldpakket gebruikt moet worden. | ☐ |
| Ik weet welke lijst ik moet selecteren voor mijn doelgroep. | ☐ |
| Ik weet hoe ik een testmail verstuur. | ☐ |
| Ik weet hoe ik een mailing verzend of inplan. | ☐ |
| Ik weet bij wie ik terecht kan als ik vragen heb. | ☐ |
Zijn alle controlepunten afgevinkt? Dan kun je met een gerust hart op vakantie, terwijl je vervanger de geplande mailings zelfstandig kan beheren.