Mail+ overnemen tijdens vakantie? Zo ben je snel op weg

Ga je Mail+ tijdelijk beheren omdat een collega met vakantie is? Geen zorgen. Je hoeft geen ervaren Mail+ gebruiker te zijn om de belangrijkste werkzaamheden uit te voeren.

Met deze handleiding leer je hoe je:

• Inlogt in Mail+
• Snel de weg vindt binnen de omgeving
• Een bestaande mailing aanpast
• Een nieuwe mailing maakt
• Een mailing test
• Een mailing verzendt of inplant

Deze handleiding is speciaal bedoeld voor collega’s die normaal gesproken weinig of niet met Mail+ werken. Daarom richten we ons vooral op de meest voorkomende en praktische handelingen.

Stap 1: Inloggen

1. Ga naar login.spotlermail.com.
2. Log in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat je van je organisatie hebt ontvangen. Als jullie organisatie Spotler ID gebruikt, log je daarmee in.
3. Na het inloggen kom je automatisch op het dashboard terecht.

Stap 2: De belangrijkste onderdelen herkennen

Links in Mail+ zie je een menu met verschillende modules.

Voor tijdelijke vervanging heb je meestal maar drie onderdelen nodig:

Belangrijk om te onthouden

Een bericht maken is niet hetzelfde als een mailing versturen.

• In Berichten bouw je de nieuwsbrief.
• In Mailings bepaal je wanneer en naar wie deze wordt verzonden.

Stap 2a: Doelgroepen

Je ziet ook de module Lijsten. Hier worden doelgroepen beheerd. Hiermee bepaal je wie een bericht ontvangt.

In de meeste gevallen heeft je collega dit al ingericht. Je hoeft dan alleen de juiste lijst te selecteren wanneer je de mailing gaat verzenden.

Moet je toch met lijsten aan de slag of contacten importeren? Bekijk dan eerst deze artikelen:

• Introductie Lijsten – Spotler Mail+ Help Center
• Dynamische lijsten – Spotler Mail+ Help Center
• Statische lijsten – Spotler Mail+ Help Center
• Wat is het verschil tussen een dynamische lijst en een statische lijst? – Spotler Mail+ Help Center

Stap 3: Een bestaande nieuwsbrief aanpassen

Vaak hoef je niet helemaal opnieuw te beginnen.

1. Open Berichten.
2. Zoek een recente nieuwsbrief die lijkt op wat je wilt versturen.
3. Dupliceer het bericht via het menu achter het bericht.
4. Geef het nieuwe bericht een duidelijke naam, bijvoorbeeld: Nieuwsbrief juli 2026.
5. Open het bericht in de editor.

Zo voorkom je dat je per ongeluk een bestaande nieuwsbrief overschrijft.

Stap 4: De nieuwsbrief aanpassen

In de editor kun je onder andere aanpassen:

• Teksten
• Afbeeldingen
• Knoppen
• Links

Tekst aanpassen

Klik op een tekstblok en vervang de bestaande tekst.

Tip

Kopieer je tekst uit Word?

Plak deze dan eerst als platte tekst in bijvoorbeeld Kladblok of Notepad. Kopieer de tekst vervolgens naar Mail+. Zo voorkom je dat ongewenste opmaak wordt meegenomen.

Afbeelding vervangen

1. Klik op de afbeelding.
2. Kies een andere afbeelding uit de bibliotheek.
3. Staat de afbeelding er nog niet tussen?
   • Upload deze eerst via de module Afbeeldingen.
   • Ga daarna terug naar je bericht.

Uploaden lukt niet?

Meestal is de afbeeldingsmodule dan bijna of helemaal vol.

Ga naar de module Afbeeldingen. Zie je daar een gele of rode melding? Dan is de beschikbare ruimte bijna op of volledig gebruikt.

Je kunt in dat geval afbeeldingen verwijderen. Dat heeft geen gevolgen voor bestaande mailings. Zodra een afbeelding in een bericht wordt geplaatst, maakt Mail+ namelijk een aparte kopie op de server. De mailing verwijst naar die kopie en niet naar het originele bestand in de afbeeldingsmodule.

Let op de bestandsgrootte

Een mailing mag maximaal 3 MB groot zijn om verzonden te kunnen worden.

Voor afbeeldingen in e-mail is een bestandsgrootte van ongeveer 100 KB meestal ruim voldoende.

Controleer links en knoppen

Controleer altijd:

• Verwijzen knoppen naar de juiste pagina?
• Werken alle links?
• Zijn er geen oude acties of verlopen pagina’s opgenomen?

Stap 5: Het bericht testen

Controleer vóór verzending:

• Spelfouten
• Afbeeldingen
• Links
• Onderwerpregel
• Afzendernaam

Verstuur een proefmail

Verstuur altijd eerst een testmail naar jezelf of een collega.

Controleer daarna:

• Hoe ziet de mail eruit op desktop?
• Hoe ziet de mail eruit op mobiel?
• Werken alle links correct?

Stap 6: De mailing versturen

Wanneer de nieuwsbrief klaar is:

1. Open de module Mailings.
2. Maak een nieuwe mailing aan.
3. Selecteer het bericht dat je hebt gemaakt.
4. Kies de juiste doelgroep.
5. Controleer de instellingen.
6. Kies voor:
   • Direct verzenden
   • Of inplannen voor later

Laatste controle vóór verzending

Loop deze checklist nog één keer door:

☐ Onderwerpregel klopt

☐ Afzendernaam klopt

☐ Doelgroep klopt

☐ Alle links werken

☐ Afbeeldingen worden correct getoond

☐ Testmail gecontroleerd

☐ Juiste verzenddatum en tijd ingesteld

Handige tips voor tijdelijke gebruikers

Zoek je iets?

Gebruik rechtsboven de Help-knop.

Je kunt daar direct zoeken in het Spotler Help Center. Vaak krijg je meteen artikelen te zien die aansluiten op de module waarin je werkt.

Kun je een bericht niet vinden?

Gebruik:

• De zoekfunctie
• Mappen
• Het archief

Veel organisaties bewaren oudere nieuwsbrieven in het archief.

Bang om iets per ongeluk te versturen?

Geen zorgen.

Mail+ houdt Berichten en Mailings bewust gescheiden. Een nieuwsbrief die je bewerkt in Berichten wordt niet automatisch verzonden. Dat gebeurt pas wanneer je vanuit Mailings daadwerkelijk een verzending start.

Samenvatting

Voor tijdelijke vervanging zijn meestal drie stappen voldoende:

1. Open een bestaande nieuwsbrief en maak een kopie.
2. Pas teksten, afbeeldingen en links aan.
3. Verstuur de nieuwsbrief via de module Mailings.

Met deze werkwijze kun je in de meeste gevallen zelfstandig een nieuwsbrief beheren zonder uitgebreide kennis van Mail+.

Kom je er toch niet uit? Bekijk dan eerst ons uitgebreide Help Center. Daar vind je antwoorden op vrijwel alle vragen over Mail+.

Heb je daarna nog hulp nodig? Neem dan contact op met onze supportafdeling:

Telefonisch: +31 (0)88 - 103 09 09

E-mail: support.mailplus@spotler.com