Neem je tijdelijk de werkzaamheden van een collega over in Spotler Mail+? Dan hoef je geen ervaren gebruiker te zijn om de belangrijkste taken uit te voeren. Voor een tijdelijke vervanging zijn meestal maar een paar handelingen nodig. Dit artikel helpt je daar stap voor stap bij.
Voordat je begint
Deze handleiding sluit aan op de checklist voor het overdragen van werkzaamheden. Is de overdracht goed voorbereid? Dan beschik je al over de benodigde toegang, planning en informatie om zelfstandig aan de slag te gaan.
Op deze pagina worden de volgende onderwerpen behandeld:
- Aan de slag
- De belangrijkste onderdelen van Spotler Mail+
- Doelgroepen
- Een bestaande nieuwsbrief aanpassen
- De inhoud van een nieuwsbrief aanpassen
- Het bericht testen
- De mailing verzenden
- Controle voor verzending
- Hulp nodig?
- Veelgestelde vragen
Aan de slag
Om een nieuwsbrief te kunnen beheren heb je alleen toegang nodig tot Spotler Mail+. Na het inloggen kom je automatisch op het dashboard terecht.
- Ga naar de inlogpagina van jullie Spotler Mail+ omgeving.
- Log in met je gebruikelijke inlogmethode, zoals een gebruikersnaam en wachtwoord, of Spotler ID of Single Sign-On als jullie organisatie daarmee werkt.
- Na het inloggen kom je automatisch op het dashboard.
Lukt inloggen niet?
Controleer eerst of je het juiste account gebruikt. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met de collega die de werkzaamheden heeft overgedragen of met de beheerder van jullie Mail+ omgeving.
De belangrijkste onderdelen van Spotler Mail+
Voor een tijdelijke vervanging heb je meestal maar een klein deel van Spotler Mail+ nodig. De onderstaande modules zijn voldoende om de meeste nieuwsbrieven te beheren.
| Module | Gebruik |
| Berichten | Maak of bewerk de inhoud van een nieuwsbrief. |
| Mailings | Plan of verzend een nieuwsbrief. |
| Lijsten | Beheer de doelgroep voor een nieuwsbrief. |
| Afbeeldingen | Beheer afbeeldingen die in nieuwsbrieven worden gebruikt. |
Berichten en Mailings zijn niet hetzelfde
- In Berichten maak of wijzig je de inhoud van een nieuwsbrief.
- In Mailings bepaal je wanneer en naar welke doelgroep de nieuwsbrief wordt verzonden.
Een nieuwsbrief die je aanpast in Berichten wordt niet automatisch verzonden. Verzenden gebeurt pas vanuit Mailings.
Doelgroepen
De module Lijsten bepaalt wie een nieuwsbrief ontvangt. In de meeste gevallen heeft je collega dit al voorbereid en hoef je alleen de juiste doelgroep te selecteren tijdens het verzenden.
Moet je toch een doelgroep aanpassen of contacten importeren? Bekijk dan eerst de Help Center artikelen over lijsten en imports voordat je wijzigingen aanbrengt.
Een bestaande nieuwsbrief aanpassen
Afhankelijk van jouw overdracht, kan het zijn dat je een nieuwsbrief moet aanpassen. In de meeste gevallen hoef je geen volledig nieuwe nieuwsbrief te maken. Het is veiliger om een bestaande nieuwsbrief te dupliceren en deze vervolgens aan te passen.
- Open de module Berichten.
- Zoek een recente nieuwsbrief die als basis kan dienen.
- Kies Dupliceren via het menu bij het bericht.
- Geef de kopie een duidelijke naam.
- Open het nieuwe bericht in de editor.
Waarom dupliceren?
Door een bestaand bericht te dupliceren blijft de originele nieuwsbrief behouden. Zo voorkom je dat bestaande mailings onbedoeld worden gewijzigd.
De inhoud van een nieuwsbrief aanpassen
Nadat je de nieuwsbrief hebt geopend, kun je de inhoud aanpassen. Controleer na iedere wijziging of de inhoud nog volledig en correct is.
Teksten aanpassen
Klik op het tekstblok om de inhoud te wijzigen.
Tip: plak als platte tekst
Kopieer je tekst uit Microsoft Word? Plak deze dan als platte tekst, bijvoorbeeld met sneltoets ctrl/cmd+shift+V. Zo voorkom je dat ongewenste opmaak uit Word wordt meegenomen naar de nieuwsbrief.
Afbeeldingen vervangen
Klik op een afbeelding om een andere afbeelding uit de bibliotheek te kiezen. Staat de gewenste afbeelding er nog niet tussen? Dan kan je deze uploaden.
Bestandsgrootte
Een mailing mag maximaal 3 MB groot zijn om verzonden te kunnen worden. Voor afbeeldingen is een bestandsgrootte van ongeveer 100 KB meestal ruim voldoende.
Links controleren
Controleer voordat je verdergaat altijd of:
- knoppen naar de juiste pagina verwijzen;
- alle hyperlinks werken;
- er geen verouderde acties of verlopen pagina's meer in de nieuwsbrief staan.
Het bericht testen
Controleer de nieuwsbrief zorgvuldig voordat je deze verzendt. Een laatste controle helpt om fouten in de inhoud, afbeeldingen of instellingen te voorkomen. Controleer in ieder geval:
- De onderwerpregel.
- De afzendernaam.
- De afbeeldingen.
- Alle links en knoppen.
- Spelfouten of onjuiste informatie.
Verstuur altijd een testmail
Verstuur de nieuwsbrief eerst naar jezelf of een collega als testmail. Controleer daarna hoe de nieuwsbrief wordt weergegeven op zowel desktop als mobiel en test alle links voordat je de mailing verzendt.
Klaar met testen? Vergeet dan niet de status van het bericht te wijzigen naar Definitief.
De mailing verzenden
Wanneer de nieuwsbrief klaar is, kun je deze koppelen aan een mailing. Vanuit Mailings bepaal je welke nieuwsbrief wordt verzonden, naar welke doelgroep en op welk moment.
- Open de module Mailings.
- Maak een nieuwe mailing aan.
- Selecteer het juiste bericht.
- Selecteer de juiste doelgroep.
- Controleer de verzendinstellingen.
- Kies of je de mailing direct wilt verzenden of wilt inplannen.
Controleer de doelgroep zorgvuldig
De gekozen doelgroep bepaalt wie de nieuwsbrief ontvangt. Controleer daarom altijd of de juiste lijst of segmentatie is geselecteerd voordat je de mailing verzendt.
Controle voor verzending
Gebruik onderstaande controlelijst voordat je de mailing verzendt.
| Onderdeel | Afgevinkt |
| Onderwerpregel en snippet gecontroleerd. | ☐ |
| Afzendernaam gecontroleerd. | ☐ |
| Juiste lijst geselecteerd voor de doelgroep. | ☐ |
| Tekst aangepast en gecontroleerd op spelfouten. | ☐ |
| Links en knoppen getest. | ☐ |
| Afbeeldingen correct weergegeven. | ☐ |
| Testmail gecontroleerd. | ☐ |
| Verzenddatum en verzendtijd gecontroleerd. | ☐ |
Klaar!
Heb je alle stappen doorlopen en de controlelijst afgerond? Dan kun je de mailing met vertrouwen verzenden.
Hulp nodig?
Kom je tijdens het aanpassen of verzenden van een nieuwsbrief ergens niet uit? Controleer dan eerst of de overdrachtsdocumentatie van je collega aanvullende informatie bevat.
Een bericht of mailing terugvinden
Kun je een bericht niet direct vinden? Gebruik dan de zoekfunctie, controleer de beschikbare mappen of kijk in het archief. Veel organisaties bewaren eerdere nieuwsbrieven zodat je deze opnieuw kunt gebruiken als basis voor een nieuwe mailing.
Help Center
Gebruik de Help-knop in Spotler Mail+ om direct te zoeken wat je nodig hebt in het Help Center.
Spotler Support
Kom je er met de beschikbare documentatie niet uit? Neem dan contact op met Spotler Support.
| E-mailadres | support.mailplus@spotler.com |
| Telefoon | 088 103 09 09 |
Veelgestelde vragen
Nee. In de meeste gevallen is het beter om een bestaande nieuwsbrief te dupliceren en de kopie aan te passen.
Nee. Een nieuwsbrief die je opslaat in Berichten wordt niet automatisch verzonden. Verzenden gebeurt uitsluitend vanuit Mailings.
Ja. Een testmail helpt om de inhoud, afbeeldingen, links en weergave te controleren voordat de nieuwsbrief naar de uiteindelijke ontvangers wordt verzonden.
Controleer eerst de overdrachtsdocumentatie en het Spotler Help Center. Kom je er daarna nog niet uit, neem dan contact op met Spotler Support.