In Spotler Mail+ bepalen ontdubbelregels hoe contacten uniek worden opgeslagen in de database. Ontdubbelregels controleren bij import of een contact al bestaat op basis van één of meerdere velden, zoals e-mailadres of extern ID, en voorkomen zo dubbele records of bepalen welke gegevens worden overschreven.
Wat zijn ontdubbelregels?
Ontdubbelregels zijn instellingen die bepalen wanneer een contact als uniek wordt beschouwd in de software.
Een ontdubbelregel gebruikt één of meerdere databasevelden om te controleren of een contact al bestaat. Dit kan bijvoorbeeld een e-mailadres zijn of een extern ID zoals een klantnummer.
Wanneer een nieuw contact wordt geïmporteerd, vergelijkt de software deze waarden met bestaande contacten. Als er een match wordt gevonden, wordt het bestaande contact bijgewerkt in plaats van een nieuw contact aangemaakt.
Het is mogelijk om meerdere ontdubbelregels te configureren en deze in een specifieke volgorde toe te passen.
Let op bij het aanpassen van ontdubbelregels
Het aanpassen van ontdubbelregels kan blijvende gevolgen hebben voor de database.
Wanneer ontdubbelregels tijdelijk worden versoepeld of uitgeschakeld, kunnen dubbele contacten ontstaan. Deze dubbele records worden niet automatisch samengevoegd en blijven bestaan.
Dit kan leiden tot meerdere mailings naar dezelfde persoon, onjuiste verwerking van afmeldingen, verminderde datakwaliteit en extra handmatig werk.
Tijdelijke aanpassingen worden in de praktijk vaak niet teruggezet, waardoor het probleem ongemerkt groter wordt.
Advies: pas ontdubbelregels alleen aan als dit noodzakelijk is en controleer altijd de gevolgen vooraf.
Welke onderwerpen worden behandeld?
Op deze pagina worden de volgende onderwerpen behandeld:
- Ontdubbelen op e-mailadres
- Ontdubbelen op extern ID
- Ontdubbelen met meerdere regels
- Veelgestelde vragen
Hoe werkt ontdubbelen op e-mailadres?
Ontdubbelen op e-mailadres betekent dat elk e-mailadres slechts één keer in de database kan voorkomen.
Wanneer een bestand wordt geïmporteerd en hetzelfde e-mailadres meerdere keren voorkomt, wordt slechts één contact opgeslagen. De gegevens van de laatste invoer overschrijven de bestaande gegevens.
Dit voorkomt dat meerdere e-mails naar hetzelfde e-mailadres worden verzonden en helpt de database overzichtelijk te houden.
Hoe werkt ontdubbelen op extern ID?
Ontdubbelen op extern ID betekent dat een uniek identificatienummer wordt gebruikt om contacten te onderscheiden.
Een extern ID is bijvoorbeeld een klantnummer of lidnummer en wordt vaak gebruikt wanneer er een koppeling is met een extern systeem.
Deze methode is geschikt wanneer meerdere personen hetzelfde e-mailadres gebruiken, maar afzonderlijk benaderd moeten worden.
Bijvoorbeeld: meerdere gezinsleden delen één e-mailadres, maar moeten elk persoonlijk worden aangesproken. Door te ontdubbelen op extern ID blijven deze contacten apart bestaan.
Hoe werkt ontdubbelen met meerdere regels?
Het is mogelijk om meerdere ontdubbelregels te combineren en een volgorde in te stellen.
De software controleert eerst de eerste regel en daarna de volgende. Bijvoorbeeld: eerst wordt gecontroleerd op e-mailadres en vervolgens op extern ID.
De volgorde bepaalt hoe duplicaten worden herkend en verwerkt. Dit heeft directe invloed op hoe contacten worden opgeslagen en bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Ik heb mijn ontdubbelregels aangepast, kan ik dit terugzetten?
Ontdubbelregels kunnen worden teruggezet, maar dit geldt alleen voor nieuwe imports.
Bestaande dubbele contacten die zijn ontstaan tijdens een eerdere aanpassing blijven bestaan en moeten handmatig worden opgeschoond.
Wat moet ik doen als ik dubbele contacten heb?
Dubbele contacten worden niet automatisch samengevoegd en moeten handmatig worden verwijderd of opgeschoond.
Wanneer gebruik ik een extern ID in plaats van e-mailadres?
Een extern ID wordt gebruikt wanneer contacten uniek moeten blijven, ook als zij hetzelfde e-mailadres delen.
Dit is met name relevant bij koppelingen met externe systemen of situaties waarin meerdere personen één e-mailadres gebruiken.
Wat is het risico van het aanpassen van ontdubbelregels?
Het aanpassen van ontdubbelregels kan leiden tot blijvende dubbele contacten, extra beheerwerk en minder betrouwbare data.
Controleer daarom altijd de impact voordat je wijzigingen doorvoert.
Wat is het resultaat?
Met correct ingestelde ontdubbelregels blijft de database consistent, worden dubbele contacten voorkomen en worden gegevens op een gecontroleerde manier bijgewerkt.