Werk je met persoonsgegevens, dan is het belangrijk dat je hier op een veilige manier mee omgaat. Zelf wil je immers ook niet dat jouw persoonsgegevens makkelijk gedeeld worden door anderen. Daarom is het belangrijk dat elke collega via een aparte, persoonlijke login toegang heeft tot Spotler.
Met een persoonlijke login achterhaal je wie welke handeling heeft uitgevoerd. En gaat een collega uitdienst, dan kan de persoonlijke gebruikers login gemakkelijk worden verwijderd. Bij een algemene login, heb je daar geen controle over. Iemand kan deze gegevens bijvoorbeeld ergens hebben opgeslagen, wat de privacy en veiligheid in gevaar kan brengen. Meer redenen weten waarom je beter niet je gebruikerslogin kunt delen? Lees het in het artikel Persoonlijke login.
Aan de slag in Spotler met gebruikers
Een aparte login voor je collega regelen, doe je in de tab Gebruikers. In deze tab zie je een overzicht van alle gebruikers in je account. Ga naar de Instellingen van je account, via het profielmenu.
Wanneer je klikt op Instellingen, dan zie je allereerst jouw bedrijfsgegevens. Voor het aanmaken van gebruikers, klik je links onder het kopje Toegang op Gebruikers.
Er opent een nieuw scherm met een overzicht van gebruikers.
In dit scherm zie je:
- Rechtsboven het aantal licenties wat in gebruik is. Standaard heb je in een account drie gebruikerslicenties*.
- Gegevens van de gebruikers: Naam, E-mailadres, Taal, Status (Actief, Uitgenodigd en Verwijderd), TFA (Ingeschakeld of Uitgeschakeld), Rol (Eigenaar, Marketeer, Content marketeer).
- Button Nieuwe gebruiker. De status van deze button is afhankelijk van je rol. Alleen een eigenaar van een account kan deze button gebruiken.
* Voor klanten met een Corporate-account gelden over het algemeen specifieke afspraken. Neem contact op met je Spotler partner wanneer je hier vragen over hebt.
Rollen
In een Spotler-account zijn er drie verschillende rollen:
- Eigenaar; als eigenaar heb je alle rechten binnen een Spotler-account. De rechten die een eigenaar heeft en de andere rollen niet:
In een Spotler-account heb je één eigenaar.
- Marketeer; als marketeer heb je alle rechten, behalve de extra rechten die een eigenaar heeft, zoals hierboven beschreven. Als marketeer kun je alle functionaliteiten gebruiken en gevoelige informatie inzien, zoals klantdata.
- Content marketeer; deze rol is beperkt in de vorm van het inzien van gevoelige informatie. Met deze rol is het niet mogelijk om klantdata te bekijken, te bewerken en te exporteren. Daarnaast zijn de gegevens van koppelingen niet zichtbaar of te bewerken. Alle overige functionaliteiten zijn wel als content marketeer in te zetten, zoals bijvoorbeeld een nieuwsbrief versturen met de module Mailings.
Als Marketeer en Content marketeer kun je een overzicht zien van de gebruikers en welke status en rol ze hebben, maar je kunt deze niet wijzigen. De eigenaar heeft meer rechten in het gebruikersbeheer.
(Extra) gebruikerslicenties afnemen
Standaard heb je in je account 3 gebruikerslicenties tot je beschikking. Dat betekent dat maximaal drie personen kunnen inloggen op een account. Wie dat zijn, dat maakt niet zoveel uit, dat bepaal je zelf en kun je onderling wisselen wanneer bijvoorbeeld iemand vertrekt.
Maar het is natuurlijk mogelijk om meer personen toegang te geven tot een account. Als we kijken naar het voorbeeld hieronder dan zie je dat Yvonne een login heeft en toegang heeft tot meerdere accounts. In account A zie je dat er 3 gebruikerslicenties zijn waarvan 2 bezet. Bij account B zie je dat er 5 gebruikerslicenties van de 6 bezet zijn. In dit account was het belangrijk dat er maximaal 6 gebruikers toegang kregen er zijn dus 3 aanvullende gebruikerslicenties afgenomen. Bij zowel account A als account B kan dus nog een plek gevuld worden door een gebruiker. Wie dat is maakt niet uit.
Mocht de een collega opstappen, bijvoorbeeld een stagiair dan kan je eenvoudig de plek weer opvullen met een andere collega. Qua facturatie blijft het dan gelijk en dus overzichtelijk.
Een licentie afnemen
Als eigenaar kun je (extra) gebruikerlicenties afnemen. Alleen deze actie doe je niet in het scherm van Gebruikers. Maar ga naar het scherm Account (onder het kopje Facturatie). Alleen als eigenaar zie je de blauwe button Nieuwe licentie. Klik hier op om een nieuwe licentie af te nemen.
Vervolgens verschijnt er een pop-up, waar je kunt aangeven met hoeveel gebruikerslicenties je wilt ophogen. Geef het aantal gebruikerslicentie(s) aan, vink de checkbox aan en klik op Ok.
Nadat je gebruikerslicenties hebt afgenomen kun je gebruikers aanmaken.
Een nieuwe gebruiker aanmaken
Alleen als je de rol van Eigenaar hebt kun je een nieuwe gebruiker aanmaken. Spotler Support of je Spotler Partner hebben deze rechten niet. Op deze manier kunnen onbevoegden geen toegang krijgen tot je account. Spotler kan namelijk niet checken als er een aanvraag wordt gedaan of die persoon daadwerkelijk toegang mag hebben tot het account.
Je kunt gebruikers aanmaken door in het scherm van Gebruikers op de button Nieuwe gebruiker te klikken. Er verschijnt een pop-up om gegevens van de gebruiker in te vullen.
Alles ingevuld? Klik op Ok. De nieuwe gebruiker ontvangt standaard de activatiegegevens.
De rol van eigenaar overdragen
Wanneer de eigenaar van het account langdurig afwezig is of uit dienst gaat, dan is het handig dat de rol van eigenaar overgedragen wordt naar een andere gebruiker.
Wil je de rol van eigenaar overdragen? Deze optie is alleen beschikbaar voor een Eigenaar of Spotler Support. Via het dropdown-menu achter een gebruiker klik je op Wijzig rol.
Er verschijnt een pop-up waarin je de rol van Eigenaar kan wijzigen naar Content marketeer of Marketeer. Klik vervolgens op OK.
Gebruikers verwijderen
Wil je gebruikers verwijderen? Klik dan op Verwijderen in het dropdown-menu achter de gebruiker.
Na het verwijderen van een gebruiker zie je dat de status veranderd in Verwijderd.
Gebruikers activatiegegevens sturen
Wil je een nog niet geactiveerde gebruiker de activatiegegevens per e-mail toesturen? Via het dropdown-menu in het gebruikersoverzicht kun je als Eigenaar een gebruiker de login gegevens toesturen. Na deze actie dient de gebruiker binnen 24 uur geactiveerd te worden. Deze handeling kan je herhalen indien de originele activatielink is verlopen.
TFA resetten
Als je als gebruiker een nieuwe telefoon hebt en je gebruikt TFA (twee-staps-verificatie), dan is het belangrijk dat je de TFA opnieuw instelt. Je kunt dit opnieuw instellen bij de tab Veiligheid onder Mijn profiel. Zie het artikel Twee-staps-verificatie resetten.
Maar een eigenaar van een Spotler account kan ook de TFA voor een gebruiker resetten. Dit kan de eigenaar doen via het dropdown-menu achter de gebruiker.
Interessante artikelen
- Hoe kan ik inloggen in Spotler?
- Hoe pas ik mijn huidige gebruikersgegevens aan?
- Wat kost een gebruikerslicentie?
- Wat moet ik doen als de aangewezen eigenaar niet meer werkzaam is?
- Koppel account (gebruikers samenvoegen en meerdere accounts koppelen aan één gebruiker)
Bekijk alle FAQ's onder de categorie FAQ's - Accountinstellingen.