Koppelen met Zapier

1. Een 'trigger' app:
   Hiermee geef je aan op basis van welke gebeurtenis je een handeling wilt laten uitvoeren binnen Zapier.
2. Een 'action' app:
   Hiermee geef je aan welke handeling je wilt uitvoeren naar aanleiding van die gebeurtenis. De Spotler app voor Zapier is een 'action' app. Je kunt met deze action app dus alleen iets uitvoeren in Spotler naar aanleiding van een gebeurtenis in een ander systeem.

Hierboven wordt in het oranje een zap weergegeven tussen Facebook Lead Ads en Spotler. Je ziet dat je dan de Facebook app voor Zapier nodig hebt om de gebeurtenis van een nieuwe lead op te vangen. En de Spotler app voor Zapier om de nieuwe 'lead' uit Facebook als contact toe te voegen in je Spotler-account. 

Wat zijn de mogelijkheden van de Spotler app voor Zapier?

Op basis van een gebeurtenis in een ander systeem - bijvoorbeeld een nieuwe submit van een JotForm-formulier op je website - kun je de Spotler app een actie laten uitvoeren.

Je hebt keuze uit twee acties die je kunt laten uitvoeren:

1. Het toevoegen (of wijzigen) van een contact in Spotler
   Zo houd je Spotler up-to-date met contactgegevens.
2. Het toevoegen (of wijzigen) van een contact in Spotler + starten campagne
   Zo kun je automatisch een bedank- of welkomstbericht sturen naar iemand die zich inschrijft voor de nieuwsbrief, een brochure aanvraagt of een donatie doet.

Hoe koppel je een systeem met Spotler via Zapier?

Bereid eerst je Spotler-account voor

Je hebt namelijk de key en secret van een API-authenticatie uit je Spotler-account nodig om Zapier toegang te kunnen geven. Kies bij het aanmaken van een authenticatie voor een logische naam, bijvoorbeeld "Facebook Lead Ads", zodat je ook in Spotler kunt zien welk systeem je gaat koppelen (via Zapier).

Let op: Controleer of je al een koppeling hebt met je Spotler-account! Ga naar de Instellingen van je Spotler-account en klik bovenin op Integraties. Controleer of er al een API-authenticatie aanwezig is, omdat je misschien al een koppeling hebt met een ander systeem. Zo ja, dan moet je Spotler-account worden voorbereid op een extra koppeling. Let op: Werk je met automatische campagnes? Wanneer je een koppeling hebt met Zapier en Spotler, dan gebruik je een externe trigger als trigger voor je automations. Meer over externe triggers lees je in het artikel: Automations triggeren.

Ga vervolgens naar Zapier

1. Login op Zapier.com of maak eerst een (gratis) Zapier-account aan. Zapier is voor veel systemen gratis, maar voor sommige systemen, zoals Facebook Lead Ads of LinkedIn Lead Gen Forms, moet je minimaal de "Starter"-versie afnemen. Bekijk de prijzen van Zapier.
2. Op het startscherm na inloggen kun je bij "Connect this app..." het systeem invullen dat je wilt koppelen aan je Spotler-account. Bijvoorbeeld Facebook Lead Ads. Daarnaast kun je bij "with this one!" direct het systeem invullen dat je wilt koppelen. Spotler natuurlijk!
3. Kies bij "When this happens..." een gebeurtenis naar aanleiding waarvan je een actie wilt uitvoeren in Spotler. Kies de actie zelf bij "then do this".
4. Druk op de knop "Try it".
5. Er verschijnt dan een pagina waarop je de koppeling tussen de 2 systemen kunt configureren. Eerst de trigger app, bijvoorbeeld Facebook Lead Ads, daaronder de action app - Spotler dus. Bij de trigger app, maak je eerst verbinding met het systeem dat je wilt koppelen aan Spotler. Druk daarvoor op de blauwe knop "Sign in to ...". Er verschijnt een pop-up venster waarin je Zapier toegang geeft tot het systeem dat je wilt koppelen met Spotler. Bij sommige apps, zoals bij Facebook Lead Ads, krijg je daarna nog de mogelijkheid om Zapier toestemming te geven om diverse handelingen te verrichten in je externe systeem. Meestal is dat niet nodig voor de koppeling met Spotler (zie veelgestelde vragen).
6. Kies vervolgens het account van het externe systeem waarmee de koppeling wilt maken en druk op de knop "Continue". Bepaal bij Set up trigger de gebeurtenis waarop je een actie wilt laten uitvoeren, bijvoorbeeld een nieuwe lead of een nieuwe form entry. En druk op de knop "Test trigger" en daarna op "Continue".
7. Nu ben je bij het instellen van de action app aangekomen, Spotler dus! Maak een keuze uit: (a) "Add (Or Update) Contact", of (b) "Add (Or Update) Contact And Trigger Campaign". En druk vervolgens op de knop "Continue".
8. Nu kun je verbinding maken met je Spotler-account. Druk daarvoor op de blauwe knop "Sign in to Spotler". Er verschijnt een pop-up venster waarin je Zapier toegang geeft tot je Spotler-account. Vul hierin de key en secret in van de juiste API-authenticatie uit je Spotler-account en druk op de knop "Yes, Continue". Kies het Spotler-account waar je toegang toe hebt (dat kan er maar één zijn).
9. Je ziet een overzicht van alle profielvelden uit je Spotler-account. Bepaal welk profielveld je wilt vullen met een waarde uit het externe systeem. De volgende velden zijn verplicht: (1) Het External Contact Id, die je dient te vullen met een unieke waarde uit het externe systeem, en (2) het E-mailadres van het contact. Als je gekozen hebt voor de actie waarbij je ook een campagne wilt triggeren, dan ben je ook verplicht om (3) de juiste Campaign uit je Spotler-account te selecteren. Je kunt overigens alleen campagnes selecteren die een externe trigger hebben en een actieve status hebben in je Spotler-account. En druk op de knop "Continue".
10. Druk op "Test & Continue".
11. Als de test geslaagd is, kun je de zap activeren door op de knop "Turn On Zap" te drukken. Eventueel kun je je zap nog een logische naam geven bovenin het scherm. Dat is zeker handig als je meerdere zaps actief hebt.

Waar kun je de koppeling het beste voor gebruiken?

De Spotler app voor Zapier kun je het beste gebruiken om je bestand in Spotler te vergroten of te verrijken. Het is vooral waardevol om nieuwe contacten of leads te synchroniseren naar Spotler en eventueel automatisch op te volgen met een e-mail. Aangezien je per succesvol uitgevoerde taak betaalt aan Zapier, kunnen de kosten aardig oplopen als je grote bestanden dagelijks naar Spotler gaat synchroniseren. Zo kun je prima ook een CRM-systeem via Zapier koppelen met Spotler, maar dan is het wel verstandig om alleen nieuwe contacten te synchroniseren. En gewijzigde contacten alleen onder bepaalde voorwaarden; namelijk alleen als de wijzigingen voldoende waarde hebben om te gebruiken in Spotler.

Vaak toegepaste voorbeelden:

• Automatisch via Spotler een aanmeldbevestiging sturen, als mensen zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief via een advertentie van Facebook Lead Ads.
• Automatisch via Spotler een brochure of white paper toesturen, als mensen die hebben aangevraagd via een advertentie van LinkedIn Lead Gen Forms.
• Automatisch via Spotler een bedankmail sturen, als donateurs via Typeform of ActiveForm een donatie hebben gedaan.
• Automatisch via Spotler een bevestiging van deelname (met QR-code) sturen, als iemand via EventBrite zich heeft ingeschreven voor een evenement.
• Automatisch via Spotler een coupon sturen naar nieuwe klanten die voor het eerst een bestelling hebben geplaatst in een webwinkel.
• Automatisch via Spotler een notificatie sturen naar je sales-afdeling, als een prospect een bepaalde pagina heeft bezocht, een bepaalde leadscore heeft bereikt of heel concreet om meer informatie vraagt.

Wat zijn de voorwaarden?

Er zijn een aantal voorwaarden om een extern systeem succesvol te koppelen aan je Spotler-account via Zapier:

• Je hebt een account nodig bij Zapier. Bekijk het freemium model van Zapier om te bepalen welke licentie je nodig hebt.
• De REST API moet geactiveerd zijn in je Spotler-account.
• Maak een aparte (REST API) authenticatie aan voor het systeem dat je met Zapier wilt koppelen in je Spotler-account. Geef de authenticatie een logische naam, bijvoorbeeld "Facebook Lead Ads". Als je al een andere koppeling actief hebt met je Spotler-account, dan moet je Spotler-account eerst worden voorbereid op een extra koppeling.
• Spotler ontdubbelt automatisch op basis van de ingestelde ontdubbelregels (standaard wordt er daarbij ook ontdubbelt op het e-mailadres).

Spotler levert alleen support op de Spotler software en de 'Spotler App' die voor Zapier is ontwikkeld. Deze app wordt ook door Spotler onderhouden. Voor overige vragen kun je terecht bij Zapier.

Zapier Helpers

Bij sommige profielvelden verwacht Spotler een specifieke waarde die (helaas) niet altijd overeen hoeft te komen met de waarde uit het externe systeem. De mooiste oplossing is door gebruik te maken van Zapier Helpers, zoals Filter by Zapier, Formatter by Zapier en Paths by Zapier. Die kun je inzetten als tussenstap(pen) tussen de 'trigger app' en de 'action app', om toch de juiste waarde in Spotler te kunnen wegschrijven. Zapier Helpers kun je niet gebruiken in de gratis versie van Zapier. Hieronder twee voorbeelden van Zapier Helpers.

Formatter / Utilities / Lookup Table:

Stel je hebt een ergens een formulier gepubliceerd waarmee je iets kunt aanvragen en waarin je je optioneel ook kunt inschrijven voor de nieuwsbrief. Als je dan de Spotler app instelt in Zapier, kun je niet standaard de permissie nieuwsbrief aanzetten in Spotler, zoals hieronder afgebeeld.

In dat geval biedt de Zapier Helper Formatter by Zapier uitkomst. Klik op het 'plus'-icoon tussen de Trigger app en de Action app in je Zap en zoek op 'Formatter'. Kies vervolgens voor 'Utilities' als 'Action Event' en selecteer 'Lookup Table'.

Selecteer bij 'Lookup Key' de (checkbox) vraag uit het formulier waarin je optioneel vraagt of iemand de nieuwsbrief wilt ontvangen. Vul bij 'Lookup Table' links de waarde in die Zapier ontvangt als iemand de checkboxvraag heeft aangevinkt, in dit geval 'True'. En vul rechts de waarde in die Spotler accepteert, in dit geval de waarde '1' (om de bovenste permissie van het permissieveld in Spotler aan te zetten). Laat de Fallback Value leeg! Je wilt namelijk voorkomen dat het leidt tot een afmelding als iemand zich niet inschrijft voor de nieuwsbrief.

Rond deze stap af en kies nu de juiste (custom) waarde om weg te schrijven bij het permissieveld in de configuratie van de Spotler app.

Op deze manier wordt netjes de waarde '1' weggeschreven als iemand zich wél inschrijft voor de nieuwsbrief en zal de waarde in Spotler behouden blijven als iemand zich niet inschrijft voor de nieuwsbrief.

Deze oplossing werkt alléén als je de bovenste permissie in Spotler wilt bijwerken.

Formatter / Text / Replace:

Bovenstaande oplossing werkt alleen als je de bovenste permissie in Spotler wilt bijwerken. Als een respondent optioneel meerdere permissies of interesses kan aanvinken, dan biedt de Zapier Helper Formatter by Zapier wederom uitkomst. Maar nu moet je voor elke permissie (of interesse) een aparte tussenstap aanmaken om per permissie (of interesse) de juiste waarde op te kunnen slaan in Spotler.

Klik op het 'plus'-icoon tussen de Trigger app en de Action app in je Zap en zoek op 'Formatter'. Kies vervolgens voor 'Text' als 'Action Event' en selecteer 'Replace'.

Kies bij 'Input' de binnenkomende waarde van een individuele permissie (of interesse). Begin daarbij met de bovenste permissie (of interesse) in Spotler. Het voordeel hiervan is dat de waarde leeg blijft als iemand die permissie (of interesse) niet heeft aangevinkt in het formulier. In dit voorbeeld wordt de waarde letterlijk 'Nieuwsbrief' als deze permissie is aangevinkt in het formulier.

Om de bovenste permissie in Spotler aan te zetten, moet je de (bitValue-) waarde '1' meegeven. Vul dat dus in bij 'Replace'.

Doe hetzelfde voor de andere permissies (of interesses). Maar let erop dat je de juiste bitValue-waarde meegeeft per permissie (of interesse) conform de volgende tabel. Deze waarde neemt exponentieel toe.

In ons voorbeeld ging het om 3 permissies, dus dat betekent dat we de volgende 3 tussenstappen moeten aanmaken om uiteindelijk de juiste waardes te synchroniseren naar Spotler. 

Rond deze stappen af en kies nu per permissie (of interesse) de juiste (custom) waarde om weg te schrijven bij het veld 'permissies' in de configuratie van de Spotler app.

Als je dat per permissie (of interesse) hebt gedaan, dan ziet de mapping er zo uit in de Spotler app voor Zapier:

Het mooie van deze oplossing is, dat de bestaande waarde in Spotler ongemoeid blijft als iemand bepaalde permissies (of interesses) niet aanvinkt in het formulier. In bovenstaand voorbeeld heeft iemand zich alleen voor de tweede en derde permissie aangemeld.

Formatter / Text / Truncate:

Stel je hebt een ergens een formulier gepubliceerd waarin je iets uitvraagt waarvan Spotler een specifieke waarde verwacht (bijvoorbeeld bij 'geslacht' een 'M' of een 'V') of een waarde in een specifieke notatie (bijvoorbeeld de datum in een notatie die Spotler accepteert). In dat geval kun je met een tussenstap de waarde eerst omvormen naar een waarde die Spotler accepteert. Hieronder een voorbeeld om iemands geslacht op de juiste wijze op te slaan.

Net als bij het voorbeeld met permissies hierboven, kunnen we niet bij iedereen 'Male' (of 'Female') invullen, want dat hoeft niet het antwoord te zijn uit het formulier. Bovendien kunnen we als 'custom' waarde ook niet zomaar de waarde uit het externe systeem opslaan, want de waardes 'Man' en 'Vrouw' worden niet geaccepteerd door Spotler.

Ook in dit geval biedt de Zapier Helper Formatter by Zapier uitkomst. Klik op het 'plus'-icoon tussen de Trigger app en de Action app in je Zap en zoek op 'Formatter'. Kies vervolgens voor 'Text' als 'Action Event' en selecteer 'Truncate'.

Kies bij 'Input' de vraag in waarin je het geslacht hebt uitgevraagd. Met de 'Truncate'-functie kunnen we nu de waarde van het geslacht aanpassen tot alleen de eerste letter, 'M' bij waarde 'Man' en 'V' bij waarde 'Vrouw'. Vul daarom bij 'Max length' een '1' in, zodat alleen de eerste letter van de oorspronkelijke waarde overblijft (die Spotler wel begrijpt).

Rond deze stap af en kies nu de juiste (custom) waarde om weg te schrijven bij het veld 'Geslacht' in de configuratie van de Spotler app.

Op deze manier wordt netjes de waarde 'M' of 'V' weggeschreven bij het Geslacht in Spotler.

Hoe koppel je Spotler naar een ander systeem via Zapier?

Met de Spotler 'Action' app voor Zapier kun je alleen van Zapier acties uitvoeren in Spotler. Er is op dit moment nog géén Spotler 'Trigger' app om acties uit te voeren in een ander systeem op basis van gebeurtenissen die in Spotler plaatsvinden. En toch is er voor een specifieke situatie wel een andere manier om via Zapier acties uit te voeren in een ander systeem. Dat is als je gebruikmaakt van Spotler-formulieren of -surveys. Zo kun je bijvoorbeeld nieuwe contacten die via een aanmeldformulier van Spotler zijn ontstaan automatisch via Zapier naar een ander systeem synchroniseren. Dat geldt ook voor de respons op andere formulieren of surveys.

Spotler-formulieren of -surveys koppelen aan Zapier

Bij elk Spotler-formulier of -survey heb je de mogelijkheid om een zogenaamde POST-actie in te stellen (een soort 'webhook'). Daarmee kun je de gegevens van de respondent direct doorsturen naar een ander systeem. Misschien dat je systeem dit zou kunnen opvangen om te verwerken. Zo niet, dan biedt 'Webhooks by Zapier' mogelijk uitkomst. We leggen het je stap voor stap uit.

1. Login op Zapier.com of maak eerst een (gratis) Zapier-account aan. Zapier is voor veel systemen gratis, maar voor 'Webhooks by Zapier' moet je minimaal de "Starter"-versie afnemen. Bekijk de prijzen van Zapier.
2. Op het startscherm na inloggen kun je bij "Connect this app..." het systeem invullen dat je wilt koppelen aan je Spotler-account. In dit geval kies je voor 'Webhooks by Zapier'.
3. Voor dit voorbeeld gaan we een nieuw formulierresultaat uit Spotler via Zapier synchroniseren naar een Google Sheet document. Kies bij "with this one!" voor 'Google Sheets'. 
4. Kies vervolgens bij "When this happens..." voor 'Catch Hook' en bij "then do this" voor 'Create Spreadsheet Row(s). En klik vervolgens op "Try it".
5. Er verschijnt dan een pagina waarop je de koppeling tussen de 2 systemen kunt configureren. Bij de trigger app, hoef je verder niets meer in te stellen. Klik dus door naar 'Test Trigger' en kopieer de webhook die verschijnt.
6. Deze URL heb je nodig bij het formulier (of -survey) dat je wilt koppelen in Spotler. Ga naar stap 3 van het verwerken van een formulier (of -survey). Kies bij Doorsturen voor 'Ja, stuur het formulier door naar een extern systeem (POST request)' en vul de URL in die gekopieerd hebt vanuit Zapier.

   Vergeet niet de labelnamen in te vullen   De velden die je naar je externe bron wilt sturen zal je een gewenste labelnaam moeten geven. De naam die je invult mag je zelf bepalen. De velden die je geen labelnaam geeft worden niet doorgestuurd.

7. Klik op "Opslaan & afronden"  en vul het formulier of de survey minimaal één keer in, zodat je in Zapier een testresultaat hebt.
8. Ga terug naar de trigger-instelligen van je zap in Zapier en test of je het testresultaat uit Spotler succesvol binnenkrijgt. Klik op "Continue". Nu ben je bij het instellen van de action app aangekomen. Koppel je Google Sheets-account en kies voor de spreadsheet waar je de gegevens naartoe wilt synchroniseren. Let op!: Dit document moet in de bovenste rij alvast de kolomnamen bevatten van de gegevens die je wilt synchroniseren. Bijvoorbeeld Name, E-mail, en Mobile (als dat is wat je in het formulier of de survey uitvraagt).
9. Kies bij elke kolom uit je spreadsheet met welke waarde dit gevuld moet worden uit je testresultaat. Daarmee leg je vast hoe de toekomstige data verwerkt moet worden.
10. Ga verder met "Test & Continue". Als de test geslaagd is - er is een rij bijgekomen in je spreadsheet - dan kun je de zap activeren door op de knop "Publish Zap" te drukken. Eventueel kun je je zap nog een logische naam geven bovenin het scherm. Dat is zeker handig als je meerdere zaps actief hebt.

Veelgestelde vragen