Hoe weer ik botkliks uit mijn mailingrapportage?

Elke e-mailmarketeer wil erop vertrouwen dat de mailingrapportage een juist beeld geeft van het resultaat van de uitgestuurde mailing. Als je klikratio gemiddeld uitkomt op bijvoorbeeld 24,5%, dan wil je terecht kunnen juichen als je laatste mail 29% scoort. Met zo’n afwijking is dat waarschijnlijk ook wel terecht. Anders wordt het als je laatste mail een klikratio laat zien van 43%.

Merk je dat de klikratio of je open ratio erg afwijken van je gemiddelde scores, dan kan het zijn dat een e-mailbot je mail heeft geopend of in je mail heeft geklikt. Dit is vervelend en dit wil je tegengaan. Spotler heeft daarom maatregelen genomen om e-mailbots zoveel mogelijk te weren uit je mailingrapportage. In deze korte instructie krijg je hierover de volgende informatie: 

• Wat doet een e-mailbot?
• Welke maatregelen heeft Spotler genomen om e-mailbots uit je rapportage te weren?

• Wat kan jij zelf aan maatregelen nemen rondom e-mailbots?

• Welke vragen krijgen wij vaak over e-mailbots?

Wat doet een e-mailbot?

Een e-mailbot mag vervelend zijn voor je mailingrapportage, maar hij is wel in het leven geroepen om je contacten te beschermen tegen virussen en phishing. Vooral in de B2B – en in mindere mate in de B2C – stellen organisaties zo’n bot-bescherming in. Het is dus prima mogelijk dat ook jouw inbox beschermd wordt door een e-mailbot.

Een e-mailbot is een stukje software dat gekoppeld wordt aan één van de adressen die je wilt mailen. Voordat de ontvangende server jouw mail daadwerkelijk aflevert in de mailbox van bijvoorbeeld jan.jansen@bedrijfsnaam.nl controleert de bot jouw mail. Zo klikt de bot in de mail om te kijken of de links die je erin hebt gestopt betrouwbaar zijn en niet verwijzen naar adressen die op een blacklist staan. Is alles in orde, dan ontvangt Jan Jansen jouw mail.

Welke maatregelen heeft Spotler genomen om e-mailbots uit je rapportage te weren?

In de code van je mailing stopt Spotler een extra link. Voor een echte ontvanger van vlees en bloed is deze link niet zichtbaar, maar voor een e-mailbot wel. Als Spotler een klik registreert op deze link, dan weet je voor 100% zeker dat je te maken hebt met een e-mailbot. Echte ontvangers zien deze onzichtbare link immers niet.

Kortom, als het adres jan.jansen@bedrijfsnaam.nl geklikt heeft op deze onzichtbare link, dan zal Spotler de kliks vanuit dit adres niet meenemen in de mailingrapportage.

Wees gerust: als de echte persoon Jan Jansen zich aanmeldt voor je event of bijvoorbeeld een kennisdocument bij je aanvraagt, dan wordt deze conversie wel geregistreerd. Eén belangrijke voorwaarde: zorg ervoor dat je Jan een formulier laat invullen. E-mailbots kunnen wel links controleren, maar ze zijn niet in staat om formulieren in te vullen.

Ondanks dat Spotler met deze maatregel een slimme oplossing heeft bedacht, is het nog steeds mogelijk dat e-mailbots je mailingrapportage binnendringen. Een e-mailbot is immers niet verplicht om op die onzichtbare link te klikken. Andersom: registreert Spotler wel zo’n klik, dan weet onze software voor 100% zeker dat het een e-mailbot betreft.

Update: samen met de overgang van ip4 naar ip6, creëerden we een centrale database voor klikbots. Is er iemand geregistreerd als klikbot binnen het account van Klant A, dan wordt deze ook als klikbot geregistreerd voor Klant B, etc. Het kan zijn dat je in december 2021 een schommeling hebt ervaren in het aantal kliks en dat deze vanaf 2022 lager zijn dan voorheen. Dat heeft te maken met de wijziging dat de klikbots nu centraal worden bijgehouden. We zijn nog beter in staat het onderscheid tussen een echte klik en een botklik te zien dankzij een centrale database en hierdoor is je rapportage meer betrouwbaar.  

Het is onze overtuiging dat we hiermee een groot deel van alle botactiviteiten uit je mailingrapportage verwijderen. Omdat bots continu ontwikkelen en menselijker gedrag vertonen blijven wij de ontwikkelingen van e-mailbots monitoren.

Wat kan jij zelf aan maatregelen nemen rondom e-mailbots?

Er zijn twee zaken wat jij zelf kan regelen:

1. DMARC instellen
   Er zijn verschillende technieken waarmee je kunt aantonen bij de ontvanger dat je mailings geen phishing mails zijn. De meest effectieve techniek hiervoor is DMARC. Met het instellen van DMARC zien wij dat de e-mailbots minder effect hebben op de rapportage. Je mailing wordt als betrouwbaar gezien. Je leest meer over DMARC instellen in het artikel Hoe stel ik DMARC in?
2. Whitelisten van ip-adressen van Spotler
   (alleen van toepassing wanneer je een interne nieuwsbrief stuurt met Spotler)
   Stuur je een interne nieuwsbrief? Dan heb je meer invloed op je e-mailbot. Wanneer je de ip-adressen van Spotler op een whitelist zet, dan negeert de e-mailbot de mailings die vanuit Spotler worden gestuurd en zal er niet door een bot geklikt worden in je mailing. Je kunt de volgende ip-range doorsturen naar je systeem beheerder: 46.31.48.0/21.

Welke vragen krijgen wij vaak over e-mailbots?

Mis ik de echte kliks niet als een e-mailbot een controle heeft uitgevoerd?

Dit verschilt per situatie.

Wel; wanneer een e-mailbot bijvoorbeeld gebruik maakt van ip-adres 1.1.1.1 en op de onzichtbare link klikt. Vervolgens krijg ik als ontvanger de mail en ga ik over hetzelfde ip-adres (dus, 1.1.1.1) en klik door de mail. Dan ziet Spotler geen verschil en labelt Spotler het adres aan een e-mailbot. Je ziet dan geen enkele klik vanuit dat adres terug in de mailingrapportage. E-mailmarketingsoftware kan geen onderscheid maken tussen e-mailadressen met een bot en adressen zonder een bot. Dit is niet een tekortkoming van Spotler. Geen enkele E-mail Service Provider is hiertoe in staat. Daarnaast is het niet zo dat een e-mailadres dan meteen uit alle rapportages wordt gefilterd. Dit gebeurt alleen bij de mailingrapportage waarbij op de onzichtbare link is geklikt.

Niet; wanneer bovenstaande situatie zich voordoet, maar het contact via een ander ip-adres klikt in de e-mail dan de e-mailbot. Bijvoorbeeld via ip 2.2.2.2 .Het contact wordt dan weer "geactiveerd" en komt vervolgens weer voor in de rapportage bij de kliks.

Kan ik de filtering op e-mailbots ook uitschakelen?

Ja. Ga naar de tab Instellingen onder Instellingen om de filtering uit te zetten. Onder de kop Mailingrapportage instellingen zie je Botkliks filteren staan. Standaard heeft Spotler de filtering op e-mailbots aan staan. Klik op de button Bewerken om deze uit te schakelen. Je ziet deze button overigens wanneer je Eigenaar bent van het account. Zie je de button niet ook al ben je Eigenaar? Dan valt jouw account onder een corporate omgeving en log je in met je corporate inlog. 

Moet ik een adres waaraan een e-mailbot is gekoppeld, verwijderen uit mijn database?

Nee! E-mailbots worden niet altijd gekoppeld aan hetzelfde adres en je conversie wordt immers wel gemeten. Zolang je werkt met formulieren, dan ontvang je altijd de belangrijkste informatie uit je mailings terug. Ook van de adressen waaraan een bot is gekoppeld.

Als een bot is gekoppeld aan een bepaald adres worden dan alle e-mailadressen van het desbetreffende bedrijf geweerd uit de mailingrapportage?

Dit hoeft niet het geval te zijn, dat ligt aan de instelling van de e-mailbot die de controle doet. Als de e-mailbot vanaf dezelfde locatie als de locatie van de ontvanger alle binnenkomende mails checkt, dan worden de kliks uit de rapportage gefilterd.

Maar het kan ook zijn dat een e-mailbot vanaf een andere locatie de mailings checkt. Of dat hij random aan een e-mailadres wordt gekoppeld zoals jan.jansen@mailbedrijf.nl, dan worden alleen de kliks geweerd bij dat e-mailadres. Maar de kliks van zijn collega op marieke.peters@mailbedrijf.nl worden wel volledig geregistreerd. Zij heeft immers een ander e-mailadres waar geen bot aan is gekoppeld. Helaas heeft Spotler geen invloed op de instelling van e-mailbots bij de ontvangende mailserver. .