In Spotler Mail+ stel je afmeldpakketten in om te bepalen wat er gebeurt als een contact zich uitschrijft via de afmeldlink in jouw mailing. Je kiest in een afmeldpakket tussen permissies (afmelding per type mailing) of globale opt-out (uitschrijving voor alle mailings). Als je afmeldpakket is ingesteld via de accountinstellingen, is deze te kiezen tijdens het opstellen van een nieuw bericht.
Ga snel naar: Afmelden instellen in 5 stappen
Wat zijn afmeldpakketten?
In Spotler Mail+ gebruik je een afmeldpakket om te bepalen wat er gebeurt wanneer een contact zich uitschrijft via de afmeldlink in een bericht. Elk bericht (behalve een servicebericht) moet wettelijk een afmeldlink bevatten. In een afmeldpakket leg je vast hoe een afmelding wordt afgehandeld. Je kunt daarin kiezen tussen een volledige uitschrijving (globale opt-out) of een uitschrijving per type mailing (via permissies). Permissies bieden meer flexibiliteit en gerichte mailing, terwijl globale opt-out eenvoudiger is bij statische lijsten.
Waar vind ik de afmeldpakketten?
Je vindt de afmeldpakketten in Spotler Mail+ in het uitklapmenu linksonder via Instellingen > Instellingen > Permissies. Op deze pagina staat een overzicht van permissies en de mogelijkheid om permissies toe te voegen. Gevolgd door een overzicht van afmeldpakketten en de optie om een pakket toe te voegen.
In dit artikel leer je hoe je het juiste afmeldpakket kiest voor jouw situatie. Ook leer je hoe je een afmeldpakket instelt in Spotler Mail+, dit is ook te zien in deze video:
Bekijk video transcript
Samenvatting van de video
In deze video leer je hoe je permissies en afmeldpakketten instelt in Spotler Mail+. Je ziet wanneer je permissies gebruikt, hoe afmeldpakketten werken en waarom dynamische lijsten essentieel zijn.
Belangrijkste inzichten:
- Stel een afmeldpakket in per type mailing die je wil versturen, zoals een nieuwsbrief.
- Gebruik een afmeldpakket op basis van permissies om contacten keuze te geven per type mailing.
- Heb je maar één type mailing? Dan kan je ook kiezen voor een afmeldpakket op basis van global opt-out in plaats van permissies.
- Werk altijd met dynamische lijsten bij permissies. Als ik in Mailplus met de V2-editor een nieuw bericht wil maken, dan is een van de eerste keuzes die ik moet maken de keuze voor een afmeldpakket.
Gesproken tekst
In zo'n afmeldpakket leg je vast wat er moet gebeuren als een ontvanger van deze nieuwsbrief klikt op de uitschrijflink.
Om dat te laten zien ga ik eerst naar de instellingen en dan naar permissies. Daar staan de permissies die ik voor deze omgeving heb gemaakt. In dit geval heb ik een permissie nieuwsbrief waarbij 2002 contacten hebben aangegeven onze nieuwsbrief te willen ontvangen.
Daarnaast is er ook een permissie update waar honderd mensen zich specifiek voor hebben ingeschreven. Als iemand zich wil uitschrijven, dan wil ik dat die persoon zich alleen uitschrijft voor de nieuwsbrief, maar nog wel updates kan blijven ontvangen als het contact beide permissies heeft.
Om dat te regelen maak ik een afmeldpakket, specifiek voor afmelden nieuwsbrief. Ik kies een taal en kies ervoor om niet de globale opt-out te gebruiken, waarbij iemand zich voor alle mailings uitschrijft, maar alleen voor de specifieke permissie nieuwsbrief.
Vervolgens ga ik mijn mail maken. Nieuw bericht V2, voorbeeld nieuwsbrief. Ik kies het afmeldpakket afmelden nieuwsbrief.
Als ik dat verder doorloop, voeg ik een test onderwerpregel toe en kies een template.
Hier staat de uitschrijflink. Dat is een speciale link naar de afmeldpagina. Ik hoef hier geen specifieke permissie te kiezen, omdat het afmeldpakket al gekoppeld is aan deze mail. Mailplus weet daardoor dat als een contact op de uitschrijflink klikt, de permissie nieuwsbrief wordt verwijderd.
Als ik dit bericht wil gebruiken in een mailing, kan ik geen statische lijst gebruiken. Dat komt omdat het bericht gebruikmaakt van een afmeldpakket met een specifieke permissie. Ik wil dat contacten automatisch uit de lijst verdwijnen als de permissie wordt uitgezet.
Dat werkt niet met een statische lijst, omdat die vaststaat. Daarom gebruik ik altijd een dynamische lijst, bijvoorbeeld aanmelders nieuwsbrief.
De selectie is eenvoudig: alle contacten met de eigenschap permissie is nieuwsbrief. Dat zijn de 2002 contacten uit deze permissie.
Ik sla dit op en rond af. Deze lijst kan ik gebruiken voor de mailing.
Als ik nieuwe contacten heb, bijvoorbeeld in Excel, kan ik die importeren. Ik importeer ze in alle contacten, kies het bestand, geef aan dat ze een opt-in hebben en voeg een extra waarde toe: de permissie nieuwsbrief.
Na de import zie ik dat deze contacten direct in de dynamische lijst worden opgenomen.
Als ik de nieuwsbrief toch naar een statische groep wil sturen, bijvoorbeeld collega’s, dan importeer ik die in een statische lijst, bijvoorbeeld ‘intern’.
Ik kies het bestand, bevestig de opt-in en geef ook hier de permissie nieuwsbrief mee.
Na het opslaan staan deze contacten in de statische lijst. Ze worden niet automatisch toegevoegd aan de dynamische lijst aanmelders nieuwsbrief.
Daarom maak ik een nieuwe dynamische lijst, bijvoorbeeld nieuwsbrief intern. Als selectie kies ik de statische lijst intern en voeg ik een verfijning toe: permissie is nieuwsbrief.
Ook deze lijst kan ik gebruiken voor de mailing. Als collega’s zich afmelden, wordt de permissie verwijderd en wordt de dynamische lijst automatisch kleiner.
Zo werk je in de V2-editor met afmeldpakketten, permissies en dynamische lijsten.
Afmelden instellen in 5 stappen
- Stap 1: Kies een afmeldproces op basis van permissies of globale opt-out
- Stap 2: Stel je permissies in
- Stap 3: Stel je afmeldpakket(en) in
- Stap 4: Selecteer het afmeldpakket bij het opstellen van een nieuw bericht
- Stap 5: Afmeldlink controleren
Stap 1: Kies een afmeldproces op basis van permissies of globale opt-out
In Spotler Mail+ gebruik je afmeldpakketten om te bepalen wat er gebeurt wanneer een contact zich uitschrijft via de afmeldlink in een bericht. Er zijn twee manieren om je afmeldproces in te richten:
- Op basis van permissies: een contact kan zich aan- of juist afmelden voor een specifieke mailing. Denk aan een maandelijkse nieuwsbrief en de dagdeal e-mail.
- Op basis van globale opt-out: als een contact zich afmeldt, kan dit contact geen enkele mailing meer ontvangen vanuit je Spotler Mail+ account.
| Optie | ✅ Voordelen | ❌ Nadelen |
| Permissies | Gericht mailen per type mailing | Vereist gebruik van dynamische lijsten |
| Contact behoudt andere communicatie | Meer inrichting en beheer nodig | |
| Meer controle over voorkeuren | ||
| Globale opt-out | Eenvoudige inrichting | Geen onderscheid tussen type mailings |
| Voorkomt dat afgemelde contacten opnieuw gemaild worden |
Contact ontvangt geen enkele e-mail meer na afmelding | |
| Werkt goed met statische lijsten |
In je Spotler-account kan je gebruik maken van één of meerdere permissies. Dat wil zeggen dat een contact zich kan aanmelden of juist afmelden voor een specifieke mailing. Heb je een koppeling met je CRM of webshop en Spotler, dan werk je over het algemeen met permissies.
Een voorbeeld van permissies kan zijn:
- Nieuwsbrief
- Actiemailings
Iemand kan zich dan los aan- en afmelden per type mailing. De permissies worden opgeslagen bij een contact in een specifiek databaseveld dat “permissies” heet. Er staat dan een checkbox aangevinkt of niet, afhankelijk van de permissie die gegeven is.
In het profiel van een contact ziet dat er als volgt uit:
Voordeel van werken met permissies
Het voordeel van werken met permissies is dat wanneer iemand zich afmeld voor je nieuwsbrieven nog wel serviceberichten kan ontvangen. Iemand blijft een actieve status houden in je account. Dus stel je hebt een terugroepactie of je wilt klanten informeren over een storing, dan is het nog steeds mogelijk je klanten te bereiken per mail, ondanks ze zich hebben afgemeld voor je nieuwsbrieven.
Daarnaast kan je meer doelgericht mailen, omdat de klant beter kan specificeren wat hij of zij wilt ontvangen. Wanneer een contact niet geïnteresseerd is in je standaard nieuwsbrief, maar bijvoorbeeld wel in de wekelijkse actiemailings dan heeft hij de mogelijkheid om zijn voorkeuren daar op aan te passen.
Nadeel van werken met permissies
Wanneer een contact zich afmeld voor de nieuwsbrief, dan wordt de permissie uitgevinkt voor de nieuwsbrief. Als je met statische lijsten werkt, dan is jouw statische lijst leidend en worden de permissies in Spotler genegeerd. Dat betekent dat je alsnog iemand kan mailen via een statische lijst, ondanks dat iemand zich heeft afgemeld voor de nieuwsbrief. Wil je toch met statische lijsten en permissies werken, dan is het van belang dat je de afmeldingen heel goed bijhoudt. De afmeldingen moet je verwerken in je statische lijst, voordat je een nieuwe statische lijst importeert.
Voorbeeld: Webshop met meerdere mailtypes (permissies)
Een webshop verstuurt verschillende soorten e-mails, zoals nieuwsbrieven, aanbiedingen en serviceberichten. Klanten kunnen zelf kiezen welke e-mails ze willen ontvangen via permissies. Als een klant zich afmeldt voor de nieuwsbrief, blijft deze wel serviceberichten ontvangen. Dit maakt het mogelijk om gericht te communiceren zonder het contact volledig te verliezen.
Globale opt-out houdt in dat als iemand zich afmeld via je nieuwsbrief, geen één mailing meer kan ontvangen vanuit je Spotler account.
Voordeel van werken op basis van globale opt-out
Wanneer je veel met statische lijsten werkt en er zit een contact in je lijst die zich eerder heeft afgemeld, dan wordt het contact automatisch niet in de verzending van je mailing meegenomen. Dit is niet het geval als je met permissies werkt. Met globale opt-out kun je dus niet per ongeluk iemand die zich heeft afgemeld alsnog mailen vanuit Spotler.
Nadeel van werken op basis van globale opt-out
Wanneer een contact globale opt-out is kan degene geen één mailing meer ontvangen vanuit je Spotler account. Dit betekent dat wanneer je contacten per servicemail wilt informeren over een terugroepactie of een storing dit niet mogelijk is vanuit Spotler.
Voorbeeld: Gemeente met één type mailing (globale opt-out)
Een gemeente verstuurt één type e-mail, namelijk algemene bewonersupdates. Er is geen onderscheid in type communicatie. Daarom wordt globale opt-out gebruikt. Als een inwoner zich afmeldt, ontvangt deze geen enkele e-mail meer. Dit houdt het proces eenvoudig en voorkomt dat afgemelde contacten per ongeluk opnieuw worden gemaild.
Stap 2: Stel je permissies in
Heb jij in stap 1 gekozen voor Globale opt-out? Sla dan deze stap over en ga verder met stap 3.
De permissies beheer je apart bij de tab Instellingen bij de instellingen van je account. Hier zie je een overzicht van je permissies en hoeveel contacten een permissie hebben.
Met het dropdown-menu is vanuit dit overzicht het volgende mogelijk m.b.t. permissies:
- Bekijken: bekijk welke contacten een specifieke permissie hebben
- Naam wijzigen: wijzig de naam van een permissie
- Verwijderen: een permissie verwijderen die niet meer in gebruik is
Voeg een permissie toe
Alleen als eigenaar van een account kun je permissies toevoegen. Je voegt een permissie toe door op de blauwe button Permissie toevoegen te klikken. Er opent een pop-up scherm waar je de naam invult voor de permissie. Klik vervolgens op OK. De permissie is toegevoegd.
Let op: wijzig niet zomaar bestaande permissies
Het aanpassen van permissies heeft gevolgen voor je aan en -afmeldproces. Ben je niet zeker van de gevolgen van de wijzigingen voor jouw Spotler Mail+ account? Overleg eerst met je Spotler partner voordat je hier wijzigingen aanbrengt.
Stap 3: Stel je afmeldpakket(en) in
Het toevoegen van een afmeldpakket doe je bij de instellingen van de permissies. Voor elke permissie en taal die je hebt, maak je een nieuw afmeldpakket. Klik op de blauwe button Pakket toevoegen.
Er verschijnt een pop-up:
- Naam pakket: geef een herkenbare naam op voor je pakket. Bijvoorbeeld: Afmelden Nieuwsbrief NL.
- Type afmelden: er zijn twee keuzes: Globale opt-out en Permissie. Heb je voor de optie Permissie gekozen, dan selecteer je één van de permissies die je hebt toegevoegd aan het account. Je stelt dus eerst je permissies in voordat je een afmeld pakket kan instellen.
-
Afmeldformulier: er zijn twee keuzes: Automatisch gegenereerd en Maatwerk formulier.
Automatisch gegenereerd
Selecteer een taal en er wordt automatisch een afmeldformulier gegenereerd in de juiste taal. Op de achtergrond wordt de permissie uitgezet bij een contact wanneer deze zich afmeld.
Maatwerk formulier
Bij deze optie heb je ondersteuning vanuit Spotler Mail+ nodig. Neem contact met ons op. Je kiest voor deze optie wanneer je:-
- Je al jouw permissies op de voorgrond van je afmeldformulier wilt tonen. Een contact kan zich dan via één afmeldformulier voor al jouw permissies afmelden door de checkbox uit te vinken.
- Je wilt een andere tekst dan de standaard gegenereerde tekst op het afmeldformulier.
Hoe maak ik een afmeldformulier waarin je permissievoorkeuren kan aanpassen?
-
Stap 4: Selecteer het afmeldpakket bij het opstellen van een nieuw bericht
Wanneer de instellingen compleet zijn, dan is het mogelijk een afmeldpakket te selecteren bij het maken van een nieuw bericht in de module Berichten. Vervolgens pas je in je bericht zelf een afmeld link toe, indien deze nog niet in jouw template staat ingesteld. Hoe je dit doet lees je in het artikel: Hoe voeg ik een afmeld link toe aan mijn bericht?
Stap 5: Controleer de afmeldlink
Het controleren van de afmeldlink doe je door jezelf een testmail te sturen en op de afmeldlink te klikken. Je checkt vervolgens of je op de juiste afmeldpagina terecht komt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een afmeldpakket verwijderen?
Ja, via het overzicht van je afmeld pakketten is het mogelijk je afmeldpakket te verwijderen. Dit doe je door met je muis te bewegen over het afmeldpakket. Er verschijnt een button Verwijderen. Je verwijdert alleen het pakket en niet de permissie van contacten.
Let op: Je kunt alleen een afmeldpakket verwijderen als deze niet is gekoppeld aan een bericht.