Vanuit Spotler mail je naar je huidige contacten, jouw actieve bestand. Naast een actief bestand verwerkt Spotler ook inactieve contacten: bounces en afmeldingen.
Het kan zijn dat je bestand met actieve contacten (ook) in een ander systeem voorkomt. Bijvoorbeeld een CRM, CMS of ander/eerder e-mailsysteem. Vaak kun je vanuit dergelijk systeem je contacten exporteren om vervolgens in Spotler te importeren.
Zodra je mensen mailt, bouw je doorgaans een bestand met inactieve adressen op: er kunnen bounces optreden (e-mailadressen die teruggeven niet meer te bestaan) en mensen kunnen zich afmelden. Spotler verwerkt dergelijke signalen automatisch door deze e-mailadressen inactief te maken en aan je inactieve bestand toe te voegen.
Het gehele contactenbestand wordt eenmalig in Spotler geplaatst. Spotler houdt de aanmeldingen, wijzigingen, afmeldingen en bounces bij in de software en zal “leidend” zijn in het contactenbeheer voor e-mailmarketing.
Voordelen
- Alle profielwijzigingen en afmeldingen worden in Spotler bijgehouden.
- Geen handmatige werkzaamheden.
- Personalisatie en segmentatie makkelijk vanuit Spotler in te zetten.
- Makkelijk werken met de automatische campagnes van Spotler.
Nadelen
- Heb je een CRM? Dan worden gegevens van contacten op twee plekken verzameld.
Wil je weten hoe je een dynamische lijst maakt? Lees het artikel: Dynamische lijst.
Wanneer het wenselijk is om je contacten enkel in je eigen CRM-/CMS-systeem te beheren, kan het gebruik van statische lijsten ook een uitkomst zijn. Door een notificatie in te stellen, kan je gewijzigde profielen of afmeldingen handmatig bijhouden in jullie eigen systeem.
Voordelen
- Het eigen CRM is leidend.
- De contactgegevens worden op 1 plek bijgehouden.
- Mogelijkheid om een notificatie in te instellen voor handmatige verwerking van profielwijzigingen en afmeldingen in eigen CRM/CMS.
Nadelen
- Handmatige werkzaamheden om profielwijzigingen en afmeldingen bij te houden in het andere systeem
- Omdat er veel handmatige handelingen zijn is het proces foutgevoelig. Daardoor wordt er vaak gekozen voor een volledig opt-out bij afmeldingen.
- Als je met statische lijsten werkt kan je maar beperkt segmenteren en personaliseren in Spotler. Dit is bijvoorbeeld in het gebruik van automatische campagnes nadelig.
Er zijn twee aandachtspunten voor bestanden die je wilt gaan mailen: het is belangrijk dat het bestand actueel is en dat er opt-in is verkregen.
Een actueel bestand
Van contacten die 2 jaar of ouder zijn weten vaak niet meer of ze opt-in hebben gegeven of dat ze ooit akkoord zijn gegaan voor het ontvangen van e-mails. Selecteer daarom alleen de adressen die opt-in hebben gegeven in de afgelopen 2 jaar. Oudere contacten waarnaar je in de afgelopen 2 jaar regelmatig hebt gemaild, kun je wel behouden. Houd er rekening mee dat de bounce- en afmeldhistorie bijgehouden moet zijn.
Opt-in
Bij opt-in heeft de eigenaar van een e-mailadres expliciet en aantoonbaar toestemming gegeven voor het ontvangen van e-mail van een bepaalde mailinglist. De e-mailberichten zijn gewenst, in tegenstelling tot spam. Contacten die gemaild worden vanuit Spotler moeten opt-in hebben gegeven.
Opt-in volgens de Nederlandse wet- en regelgeving
De Nederlandse wetgeving stelt voorwaarde voor het versturen van (bulk) mails. Voor een goede start is het belangrijk om je opt-ins op orde te hebben voor alle contacten en type mails. Het is ook verplicht om altijd een correcte afmeldlink te gebruiken.
Niet klanten
- Actieve opt-in is vereist
- Afmeldlink is vereist
Klanten
Service e-mails:
- Actieve opt-in is niet vereist
- Afmeldlink is niet vereist
Commerciële e-mails:
- Actieve opt-in is niet verplicht
- Recht tot verzet moet geboden zijn
- Afmeldlink is vereist
Spotler Academy
In de Spotler Academy vind je de e-course: Aflevering. Zodra je eerste mail verstuurd is, krijg je te maken met aflevering. Misschien krijg jij wel berichten van je contactpersonen dat ze je mail niet hebben ontvangen en blijkt deze in de spambox te zitten of zie je in je mailingrapportage dat niet 100% van je contacten de mail heeft ontvangen. Hoe is dat mogelijk én belangrijker: hoe voorkom je dit? In deze e-course leer je meer over aflevering en hoe jij ervoor kunt zorgen dat deze zo optimaal mogelijk is.
> Direct naar de e-course
Op 4 mei 2016 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gepresenteerd en een kleine maand later in werking getreden. Vanaf 25 mei 2018 wordt de AVG gehandhaafd en vervangt deze verordening de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Bedrijven hebben dan voldoende de tijd gehad om AVG-maatregelen te treffen voor de bedrijfsvoering. De AVG-maatregelen gelden voor de hele Europese Unie. Misschien heb je ook wel eens de Engelstalige afkorting voorbij zien komen: GDPR. Dit staat voor General Data Protection Regulation en is hetzelfde als de AVG. De AVG heeft twee belangrijke gevolgen:
- Versterking en uitbreiding van privacy-rechten van betrokkenen.
- Meer verantwoordelijkheden voor organisaties
Meer over de AVG lees je in het artikel: Introductie AVG.
Wanneer je start met e-mailmarketing, start je met het verzamelen van persoonsgegevens. Volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is jouw organisatie verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens. Je bepaalt de doelen en middelen van de verwerking en moet het bestand met persoonsgegevens melden bij het CBP. Spotler is in alle gevallen bewerker. Kijk voor meer informatie op de website van het CBP¸ daar kan je ook direct de melding doen.
Wil je je bestand vergroten, of heb je nog geen contactenbestand, dan kan je een online “opt-in” actie opzetten. Zo breng je jouw mailings onder de aandacht. Je kan (samen met je Spotler contactpersoon) een aanmeldformulier aanmaken om te delen op je online kanalen.
Een mondeling opt-in is ook geldig. Je kan accountmanagers of andere medewerkers op weg sturen om e-mailadressen te werven.
Tot slot kan je een mondeling opt-in ook telefonisch verkrijgen. Het opzetten van een bel-actie door bijvoorbeeld een accountmanager, kan veel opleveren. Door contact op te nemen met je klant is er een extra contact moment. In dit contactmoment vraag je of de klant jouw e-mails wil ontvangen. De eerstvolgende mail is dan gelijk relevant voor de klant, omdat de opt-in is verkregen vanuit persoonlijk contact.