Om soepel door het Spotler importproces te gaan, is het goed om te kijken naar de bestandsopbouw van je contactenbestand. Per type databaseveld kun je hier lezen wat de kenmerken zijn, de bijzonderheden en de opbouw.
Algemene opbouw bestand
Je bestand moet aan de volgende eisen voldoen:
- Bestandsformaat; XLS, XLSX, CSV en TXT zijn toegestaan.
- Kolomnamen; deze moet je koppelen met de databasevelden in Spotler.
- Geen filters; Spotler herkent geen filters omdat de inhoud dan variabel is.
- Eén tabblad; de contactgegevens op het eerste tabblad worden geïmporteerd. Gegevens op andere tabbladen moeten worden samengevoegd met het eerste tabblad.
Tips voorbereiding bestand
Kortom, laat alle data die je niet wilt gebruiken voor je e-mail communicatie achterwege. |
Type databasevelden en opbouw
Voor de opbouw van het bestand is het handig om te weten welke type databasevelden beschikbaar zijn en welke kenmerken daarbij horen. Hieronder zie je de type databasevelden die voorkomen in Spotler met een uitleg.
-
Vrijveld (tekstveld), Numeriekveld, Valutaveld:
Een vrij in te vullen veld zoals Voornaam en Achternaam. -
Lijstveld:
Een veld waarbij meerdere opties mogelijk zijn, zoals interesses. -
Geboortedatumveld en datumveld:
Een veld voor – bijvoorbeeld - een verjaardagscampagne of een lifecyclecampagne. -
Permissieveld:
Een veld voor het aanmelden van en het afmelden voor een bepaald type mailing.
Vrijveld (tekstveld), Numeriekveld, Valutaveld
Kenmerk: | Elke waarde is mogelijk |
Belangrijk: | Let op een consistent hoofdlettergebruik en spelling. Zo worden “Spotler” en “spotler” als unieke waardes gezien en elk afzonderlijk opgeslagen. Dit maakt het lastiger voor het aanmaken van doelgroepen. Daarnaast kan er maar één waarde in dit type databaseveld staan. Een nieuwe waarde bij een volgende import overschrijft de huidige waarde. |
Opbouw bestand | 1 kolom met een vrije invulling |
Voorbeeld bestand: | |
Weergave in Spotler |
Lijstveld
Kenmerk: | Lijst met voor gedefinieerde waarden |
Belangrijk: |
|
Opbouw bestand |
Elke waarde heeft 1 kolom, de invulling hiervan kan zijn: |
Voorbeeld bestand: |
Onjuist Juist |
Weergave in Spotler |
Geboortedatumveld en datumveld
Kenmerk: |
NederlandsDD/MM/YYYY 11-08-2017 EngelsMM/DD/YYYY 08-11-2017 |
Belangrijk: |
Er kan maar één waarde in dit veld staan. Een nieuwe waarde bij een volgende import overschrijft de huidige waarde. Het verschil met een standaard datumveld, is dat een geboortedatumveld voor verjaardagscampagnes gebruikt wordt. |
Opbouw bestand |
1 kolom met een vrije invulling |
Voorbeeld bestand: | |
Weergave in Spotler |
Permissieveld
Kenmerk: | Verschillende type mailings waar iemand zich voor kan aan- en afmelden. |
Belangrijk: |
Meerdere waarden mogelijk. Maar elke waarde heeft een aparte kolom nodig in je bestand. Ondanks dit databaseveld hetzelfde werkt als een lijstveld is het belangrijk dat je permissies koppelt aan het permissieveld. Bij het inplannen van de mailing checkt Spotler dat de doelgroepselectie minimaal het permissieveld bevat. |
Opbouw bestand |
Elke waarde heeft 1 kolom, de invulling is, Y, ja, yes of N, nee, no |
Voorbeeld bestand: | |
Weergave in Spotler |
Alle punten doorlopen? Dan bent je klaar voor de import! Een uitleg hierover vind je in Importeren.